Obtenir une réponse e-mail de quelqu’un de très occupé

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Parfois on souhaite contacter par e-mail quelqu’un de très important, voici 5 conseils pour que votre e-mail soit lu et pour augmenter la probabilité de recevoir une réponse.

1/ Soyez concis

Si vous pouvez vous en tenir à 2-3 phrases ce sera plus facile à lire.

En général, si un e-mail contient plus de 2 paragraphes, on a tendance à le laisser de côté et à se dire « je le lirais plus tard ». Dans ce cas il y a de fortes chances pour qu’il ne soit jamais lu.

2/ Formatez votre e-mail

Faites de petits paragraphes avec des phrases courtes, c’est plus facile à lire.

Vous pouvez également séparer les points nécessitant une réponse ou une action (de la part de la personne qui va lire votre message) du reste du texte.

Les formatage en gras/italique/souligné ou couleur peut être utilisé pour mettre l’accent sur un point, attention néanmoins à ne pas en abuser pour ne pas perdre l’attention de votre correspondant.

3/ Dites clairement ce que vous voulez que votre correspondant fasse

Il n’y a rien de plus frustrant que de recevoir un long e-mail avec comme simple conclusion : « aidez-moi ». Vous aider oui, mais comment ?

Si vous devez envoyer un long e-mail mettez en premier ce que vous demandez, ça aidera votre correspondant à savoir quoi faire ou éventuellement à savoir à qui déléguer votre demande.

4/ Soyez raisonnable

Ne demandez pas quelque chose qui va prendre 1h à votre correspondant.

Si la réponse peu être donnée en 2 minutes vous avez des chances d’avoir un retour sinon le destinataire de votre e-mail va passer son chemin et faire autre chose qui lui apportera quelques chose (de plus que votre gratitude).

Gardez à l’esprit que dans l’ordre de priorité votre destinataire :
– Donnera une réponse courte (du genre choix A plutôt que choix B)
– Répondra à une question bien spécifique (si ça lui prend moins de 2 min)
– Discutera au téléphone / skype 15min maximum
– Prendra un café avec vous (45 min maximum)

5/ Montrez-lui pourquoi il devrait prendre le temps de vous aider

Imaginez la frustration si vous prenez le temps d’aider quelqu’un qui à la fin ne suit pas votre avis, ou vous redemande exactement la même chose quelques mois plus tard…

De plus en plus, les personnes que allez essayer de contacter vont se renseigner sur vous avant de décider si elles vont prendre le temps. A vous d’être visible (sur internet notamment avec un site web/blog, un profile LinkedIn…) pour montrer que vous avez déjà accompli des choses et donc que vous valez le coup d’être aidé à aller encore plus loin.

6/ Conclusion

Avec tous ces conseils, la balle est dans votre camps pour vous lancer, mais n’oubliez pas, ça ne marchera pas à tous les coups et alors il faudra parfois être patient.

Retrouvez ces conseils (en Anglais) dans le blog Pickcrew.